October 10, 2025
Trong nhiều văn phòng trên toàn cầu, các không gian họp có giá trị thường bị sử dụng không hết - hoặc tệ hơn, bị đặt lịch trùng. Nhân viên vội vã di chuyển giữa các phòng, màn hình hiển thị lịch trình lỗi thời và các cuộc thảo luận ngẫu hứng gặp khó khăn trong việc tìm không gian. Đối với các công ty đa quốc gia quản lý hàng trăm phòng trên nhiều tầng, đây không chỉ là một sự bất tiện - đó là một sự mất mát về năng suất và thời gian cộng tác có thể đo lường được.
Để đáp ứng những thách thức này, các tổ chức hàng đầu đang chuyển sang sử dụng máy tính bảng đặt phòng họp và hệ thống đặt phòng họp để hợp lý hóa việc lên lịch, theo dõi việc sử dụng phòng và nâng cao trải nghiệm làm việc tổng thể. Một doanh nghiệp như vậy, một công ty đa quốc gia công nghệ có trụ sở tại Hoa Kỳ với các văn phòng khu vực ở Châu Âu và Châu Á, gần đây đã xác định lại văn hóa họp của mình bằng cách sử dụng một giải pháp máy tính bảng phòng họp được tích hợp đầy đủ.
Khách hàng hoạt động trong ngành dịch vụ phần mềm và CNTT, với hơn 3.000 nhân viên phân bố trên sáu quốc gia. Trụ sở chính của công ty tại California giám sát các cuộc họp chiến lược, các dự án đa chức năng và các buổi giao ban khách hàng hàng ngày. Tuy nhiên, khi công việc từ xa và kết hợp mở rộng sau năm 2020, hệ thống đặt phòng văn phòng hiện có của công ty đã gặp khó khăn trong việc hỗ trợ các động lực họp mới của mình.
Nhân viên thường đến các phòng hội nghị và thấy chúng đã có người sử dụng mặc dù đã đặt trước. Những người khác tránh đặt phòng hoàn toàn, không chắc chắn về tình trạng phòng trống. Các bản cập nhật thủ công trên lịch dùng chung gây ra sự không nhất quán giữa các bộ phận và múi giờ. Kết quả là lãng phí thời gian và gây ra sự thất vọng - làm suy yếu sự hợp tác trong một công ty được xây dựng dựa trên sự đổi mới.
Cuộc kiểm toán nội bộ đã tiết lộ toàn bộ quy mô của vấn đề:
Hơn 25% các vị trí họp là “đặt phòng ma,” nơi các phòng đã đặt trước không được sử dụng.
Nhân viên dành trung bình 10 phút mỗi cuộc họp để tìm không gian trống.
Quản lý cơ sở vật chất thiếu khả năng hiển thị về việc sử dụng phòng thực tế trên 12 tầng văn phòng.
Không có màn hình lên lịch phòng, không có chế độ xem thời gian thực về tình trạng sử dụng. Các cuộc họp bị hủy vào phút cuối hoặc bị hoãn do đặt phòng trùng. Đối với một công ty tổ chức hơn 200 cuộc họp nội bộ hàng ngày, ngay cả những sự thiếu hiệu quả nhỏ cũng có những tác động tích lũy đáng kể.
Để giải quyết những thách thức này, công ty đã triển khai một mạng lưới máy tính bảng hội nghị thông minh trên các văn phòng toàn cầu của mình. Hệ thống được chọn có máy tính bảng quản lý phòng doanh nghiệp được cài đặt bên ngoài mọi không gian họp, được kết nối với một hệ thống đặt phòng họp tập trung được tích hợp với Microsoft Outlook và Google Workspace.
Mỗi máy tính bảng lên lịch văn phòng hiển thị tình trạng phòng trống theo thời gian thực, các đặt phòng sắp tới và thông tin về sức chứa của phòng. Nhân viên có thể đặt phòng họp ngay lập tức, kéo dài một buổi họp hoặc giải phóng không gian chỉ bằng một cú chạm. Các máy tính bảng phòng thông minh cũng đồng bộ hóa tự động với hệ thống lịch công ty, loại bỏ sự khác biệt về dữ liệu giữa các tầng và khu vực.
Quan trọng là, việc triển khai hỗ trợ giao diện đa ngôn ngữ - rất quan trọng đối với lực lượng lao động hoạt động trên các múi giờ và khu vực văn hóa khác nhau. Nhóm CNTT đã cấu hình giải pháp phòng hội nghị doanh nghiệp từ xa thông qua bảng điều khiển đám mây, đảm bảo các bản cập nhật nhất quán và bảo trì tại chỗ tối thiểu.
Sau khi cài đặt, sự thay đổi gần như ngay lập tức. Nhân viên đi bộ trong hành lang có thể xem biển báo phòng họp kỹ thuật số hiển thị các chỉ báo tình trạng trống được mã hóa bằng màu sắc - xanh lá cây cho trống, đỏ cho đang sử dụng, vàng cho các đặt phòng đang chờ xử lý. Một cú chạm duy nhất vào máy tính bảng hiển thị lịch trình văn phòng cho phép đặt phòng ngay lập tức cho các cuộc thảo luận ad-hoc.
Đối với các cuộc họp dự án định kỳ, màn hình đặt phòng tự động đồng bộ hóa với các hệ thống nội bộ, gửi lời nhắc và giải phóng phòng nếu người tham gia không đăng nhập trong vòng 10 phút - một tính năng quan trọng để cải thiện giám sát việc sử dụng phòng họp.
Sự đơn giản trực quan của máy tính bảng hiển thị phòng họp giảm thiểu ma sát và khuyến khích kỷ luật không gian tốt hơn. Nhân viên nhanh chóng áp dụng quy trình mới vì nó giúp việc cộng tác hàng ngày trở nên dễ dàng và minh bạch.
Trong vòng ba tháng triển khai, công ty đã ghi nhận những cải thiện về hiệu suất hữu hình:
Việc sử dụng phòng tăng 37%, nhờ các bản phát hành đặt phòng tự động.
Thời gian quản lý giảm 45%, vì nhân viên không còn dựa vào lịch trình thủ công hoặc xác nhận email.
Sự chậm trễ trong cuộc họp giảm 60%, với khả năng hiển thị theo thời gian thực về tình trạng phòng trống.
Các nhóm cơ sở vật chất đã có được những hiểu biết sâu sắc có thể hành động về xu hướng sử dụng, giúp tối ưu hóa bố cục văn phòng và giảm các không gian không được sử dụng hết.
Các công cụ hiệu quả cuộc họp của công ty không chỉ hợp lý hóa các hoạt động mà còn tạo ra một văn hóa minh bạch hơn, dựa trên dữ liệu. Các quyết định về thiết kế không gian làm việc hiện được thông báo bởi các số liệu sử dụng thực tế thay vì các giả định.
“Các máy tính bảng phòng hội nghị mới đã thay đổi cách chúng tôi làm việc,” người quản lý cơ sở hạ tầng CNTT của khách hàng cho biết. “Trước đây, việc lên lịch rất hỗn loạn - mọi người đặt phòng và không bao giờ xuất hiện. Giờ đây, chúng tôi có thể xem tình trạng phòng trống theo thời gian thực, quản lý mọi thứ tập trung và các nhóm của chúng tôi cộng tác với ít ma sát hơn nhiều.”
Tuyên bố này lặp lại một xu hướng rộng lớn hơn trong các doanh nghiệp toàn cầu: sự chuyển đổi từ quản lý không gian phản ứng sang môi trường cộng tác chủ động, ưu tiên kỹ thuật số.
