Không gian thông minh hơn, làm việc tốt hơn: Làm thế nào một văn phòng công ty ở Hoa Kỳ phục hồi hiệu quả cuộc họp với một máy tính bảng đặt phòng cuộc họp

Khi các văn phòng công ty mở rộng, một trong những hệ thống đầu tiên bị phá vỡ là quản lý phòng họp.và nhân viên lang thang trong hành lang tìm kiếm không gian đã chi phí một U hàng đầuCông ty cần một giải pháp hiện đạiBảng bảng đặt phòng cuộc họphệ thống có khả năng cung cấpkhả năng hiển thị thời gian thực,kiểm soát đặt phòng tự động,và ahệ sinh thái nơi làm việc kỹ thuật số kết nối.

Khi không gian văn phòng trở thành rào cản trong hoạt động

Khách hàng - một tập đoàn công nghệ quốc tế hoạt động trên tám tầng ở Chicago - quản lý hơn 60 phòng họp.với sự thay đổi về số lượng người tham dự và không thể đoán trước việc sử dụng phòng.

Các công cụ hiện tại của họ không thể theo kịp:

• Lịch Outlook không hiển thịthực tếsố lượng khách trong phòng
• Việc đăng nhập bằng tay gây nhầm lẫn
• Những người không xuất hiện gây ra sự thiếu phòng liên tục.
• Nhân viên thiếu niềm tin vào thông tin về tính sẵn có

Rõ ràng là tổ chức cần một giải pháp thống nhất, tự động tập trung vào mộtOffice Scheduling Tabletvới dữ liệu không gian làm việc thông minh.

Tại sao các hệ thống truyền thống không hiệu quả

Các phương pháp đặt phòng trước đây của công ty thiếu tính minh bạch. Nhân viên thường đến các phòng trống mặc dù được đánh dấu là "được lưu trữ"." hoặc tìm thấy các phòng được sử dụng mà xuất hiện miễn phí trên lịch.

Các vấn đề cốt lõi là:

• Không có theo dõi thời gian thực
• Không có tự động phát hành cho các cuộc họp bị bỏ lại
• Không có tầm nhìn từ mặt đất vào không gian có sẵn
• Không có phân tích để hiểu các mô hình sử dụng

AMáy tính bảng phòng hội nghịvàBảng hiển thị lịch trình phònghệ sinh thái cung cấp phương pháp tích hợp cơ sở của họ cần thiết.

Xây dựng một mạng lưới quản lý cuộc họp thống nhất, tám tầng

Giải pháp mới đã triển khai một mạng lướiMáy tính bảng quản lý phòng doanh nghiệpbên ngoài mọi khu vực họp.

• Có sẵn trực tiếp
• Tình trạng cuộc họp hiện tại
• Dự bị sắp tới
• Các tùy chọn đặt phòng đi bộ

Kết nối với Microsoft 365,máy tính bảng lên lịch hội nghịHoạt động của bạn sẽ được đồng bộ hóa ngay lập tức với các luồng công việc hiện có của nhân viên.

• Tự động phát hành không xuất hiện
• Quy tắc ưu tiên phòng
• Phân bổ không gian làm việc từng tầng
• Thông báo bảo trì

Tất cả tập trung thông quagiao diện bảng hội nghị thông minh.

Một trải nghiệm tối ưu hóa trên tường, thời gian thực

Tác động ngay lập tức.bảng bảng bảng bảng phòng họp kỹ thuật sốCác nhà lãnh đạo nhóm đã sử dụngmáy tính bảng lên lịch không gian làm việcđể xác định không gian mở trên tất cả tám tầng trong vòng vài giây.

Các nhà quản lý cơ sở được hưởng lợi nhiều nhất.bảng hiển thị phòng họp thông minhđược tạo ra:

• Bản đồ nhiệt
• Dữ liệu sử dụng vào giờ cao điểm
• Thông tin chi tiết về năng lực
• Phân tích lịch trình xuyên tầng

Dữ liệu này cuối cùng đã tiết lộ không gian như thế nàoThực ravà khi cần thiết phải thiết kế lại.

Lợi ích có thể đo lường trong việc sử dụng và hiệu quả

Trong vòng ba tháng:

• Số lượng ghost booking giảm 63%
• Sự xung đột trong cuộc họp giảm đáng kể
• Đặt phòng đi bộ tăngdo các máy tính bảng hiển thị cửa thời gian thực
• Tổng số phòng họp được sử dụng cải thiện 28%

Việc bổ sung mộtmáy tính bảng theo dõi chỗ ở phòngvà tự động phát hành hoàn toàn loại bỏ các vấn đề lịch trình lâu dài.

Nhân viên mô tả sự phối hợp phòng như"Không cần nỗ lực, chính xác, và không căng thẳng".

Những gì khách hàng nói về sự thay đổi

Giám đốc hoạt động tại nơi làm việc chia sẻ:

"Hệ thống này cuối cùng đã mang lại sự rõ ràng. Chúng tôi có thể thấy chính xác cách không gian của chúng tôi được sử dụng, và điều đó cho phép chúng tôi đưa ra quyết định sáng suốt".

Một giám đốc bộ phận nói thêm:

"Đối diện đơn giản, đáng tin cậy và luôn cập nhật. Nó đã trở thành một phần của quy trình làm việc hàng ngày của chúng tôi".

Phản hồi của họ phản ánh độ tin cậy và tính minh bạch được cung cấp bởimáy tính bảng hiển thị lịch trình văn phònghệ sinh thái.

Một kế hoạch sẵn sàng cho tương lai cho tối ưu hóa không gian doanh nghiệp

Trường hợp này cho thấy mộtmáy tính bảng quản lý không gian văn phòngNgoài việc đặt chỗ thuận tiện, những hiểu biết có thể thực hiện đã giúp tổ chức:

• Thiết kế lại việc phân bố phòng họp
• Hỗ trợ các chiến lược làm việc lai
• Dự đoán nhu cầu không gian làm việc trong tương lai
• Giảm ma sát hoạt động
• Cải thiện trải nghiệm của nhân viên

Đối với bất kỳ công ty đa quốc gia nào tìm kiếm kiểm soát chi phí tốt hơn, sử dụng không gian thông minh hơn và hoạt động hợp lý hơn, mộtmáy tính bảng tối ưu hóa cuộc họp của công tykhông còn là tùy chọn nữa, nó là điều cần thiết cho môi trường làm việc hiện đại